Projektmanagement bei queo: Weiterentwicklung durch Austausch

queo als Dienstleister für ganzheitliche Kommunikation und Markenführung ist aus dem Blickwinkel Projektmanagement betrachtet vor allem durch viele, parallele Projekte geprägt. Daher kümmert sich bei uns ein Team aus ca. 10 Projektmanagern darum, dass die Projekte möglichst reibungslos ablaufen, eine valide Planung erfolgt, Ressourcenkonflikte frühzeitig erkannt und gelöst werden können, sowie, dass unsere Kunden, aber auch die Mitarbeiter einen Ansprechpartner haben, der Anfragen und Aufgaben kanalisiert und steuert. Um diese Komplexität im Griff zu haben, ist es Abseits des Tagesgeschäfts für uns zu einem wichtigen Bestandteil geworden, auch den Austausch unter den PMs zu stärken sowie für neuen Input außerhalb des eigenen Tellerrands zu sorgen.

Wertvoller interner Austausch gepaart mit externem Input

Um gegenseitig von Erfahrungen zu lernen, nutzen wir verschiedene interne Möglichkeiten, um uns über konkrete Projekte, übergreifende Themen aber auch aktuelle Trends auszutauschen. Darüber hinaus schätzen wir es auch sehr, an externen Veranstaltungen teilzunehmen, um frischen Input zu erhalten und in die Spezifika und Best Practices anderer Unternehmen einzutauchen.

Zum internen Austausch von Erfahrungswerten, Tools aber auch Problemen und Lösungen hat jeder PM alle 2 Wochen eine Rücksprache mit seinem Teamleiter, dem Head of PM. Hier haben wir die Möglichkeit, über aktuelle Entwicklungen in unseren Projekten zu sprechen, Rat einzuholen und künftige Strategien zu diskutieren. Diese Rücksprachen sind sehr wertvoll, denn man führt sich regelmäßig aktuelle Kunden- und Projektentwicklungen vor Augen und kann bei Bedarf frühzeitig über Lösungen sprechen. Da der Teamleiter so auch den Gesamtüberblick über alle laufenden Themen und Problemstellungen hat, können eventuelle Parallelen und Synergien zwischen Projekten sowie Erfahrungen aus vergangenen Projekten an zentraler Stelle schnell koordiniert werden.

Um übergreifende Themen geht es alle vier Wochen im PM-Teammeeting. Hier kommen alle Projektmanager zusammen und jeder hat die Möglichkeit, Themen, die alle Projektmanager betreffen und interessieren, vorzustellen. Die Bandbreite an Themen ist dabei groß und reicht von neuen Tools über Best Practices in einzelnen Projekten bis hin zu Schulungen und Organisatorischem.

Damit auch das Team-Gefühl in einem Team, was vorwiegend aus Einzelakteuren, die jeweils in unterschiedlichen Projektteams wirken, nicht zu kurz kommt, treffen wir uns auch monatlich zu einem Team-Frühstück. Dabei können aktuelle Projektthemen auch einmal in einem freien Kontext gemeinsam diskutiert werden.

Neue Kollegen bekommen bei Ihrer Einarbeitung einen erfahrenen PM als Mentor zur Seite gestellt, der zum einen als Ansprechpartner für die vielen Fragestellungen fungiert, zum anderen aber auch dafür sorgt, dass die Erfahrungen der Vergangenheit gleich in die Arbeit des neuen Teammitglieds einfließen.

Natürlich beschäftigen wir uns auch mit den allgemeinen Standards aus der Projektmanagement-Theorie und dahingehenden Zertifizierungen. Damit auch dieses Wissen den Weg in die Köpfe unserer PMs findet und das in einer Weise, die für queo im gesamten Team anwendbar ist, haben wir seit neuestem einen Lesezirkel eingeführt. Ziel dessen ist es, gegenseitig wichtige Kapitel des PMI-Handbuches für die Kollegen aufzubereiten, vorzustellen und zu diskutieren. Dabei werden Kernpunkte, die künftig Beachtung finden sollen, dokumentiert und mit greifbaren Maßnahmen unterlegt. Ein erstes Thema, welches wir beleuchten, dreht sich um die Kommunikation in Projektteams.

Der Blick über den Tellerrand: Veranstaltungen zum Thema Projektmanagement

Darüber hinaus ist es uns sehr wichtig, regelmäßig neuen, externen Input zu erhalten. Bei einer ersten Veranstaltung zum Thema “Projektkommunikation und Teamentwicklung – Erfahrungen und Best Practice” – die wir in diesem Zusammenhang besuchten – referierte Jörg Greitemeyer, Senior Geschäftsfeldleiter der Unity AG Management Beratung, über Projektkommunikation und verschiedene Kommunikationsfallen sowie über Teamentwicklung und das Erkennen und Lösen von Teamkonflikten.

Der Abend bot einen spannenden Einblick in die Problemstellungen und Erfahrungen anderer Unternehmen, die Jörg Greitemeyer im Rahmen seiner Tätigkeit beraten und begleitet hat. Gerade die Sensibilisierung für die Bedeutung von Kommunikation und mögliche Stolperfallen war interessant. So gilt es, um die Problematik der stillen Post zu umgehen, stets alle Projektinvolvierten auf einem transparenten Wissenstand zu halten und das Wissen vor allem so zu vermitteln, dass alle das gleiche Verständnis haben. Daher kommt auch die Aussage, dass ein PM 80 % seiner Zeit für die Kommunikation aufwenden sollte.

Eine weitere Falle steckt in der Diskrepanz zwischen Fachexperten und PMs. Das Problem liegt häufig darin, dass es dem Fachexperten an Weitblick für das Gesamtprojekt fehlt und der PM im Gegenzug nicht genügend inhaltliches Verständnis mitbringt. Wichtig ist jedoch, dass sich das PM so stark mit dem Projekt verzahnt, dass ein inhaltliches Verständnis entsteht. In der Runde von ca. 40 Teilnehmern konnte aktiv nachgefragt und diskutiert werden. Die Erfahrungen von Jörg Greitemeyer wurden so mit den Meinungen der Teilnehmer angereichert.

Die nächsten spannenden GPM-Veranstaltungen für uns stehen bereits ins Haus. Am 13.4. geht es um das Management verschiedener Anspruchsgruppen im Projekt, sprich Stakeholder Management. Dieses Thema hat nicht zuletzt durch den Pitchgewinn des Relaunches der Seite aok.de besonderen Stellenwert erlangt. Bei diesem Großprojekt gilt es, neben der technischen Herausforderung, dem AOK Bundesverband sowie den 11 Länderorganisationen der AOK gerecht zu werden und zudem verschiedene vernetzte Dienstleister zu berücksichtigen. Auch das agile Projektmanagement, um das es am 14.4. in Chemnitz geht, ist für queo ein sehr aktuelles Thema, welches wir zunehmend in unseren Projektalltag mit Kunden integrieren.

Bei PM Camps werden wir in diesem Jahr natürlich auch wieder vertreten sein. Der Charme an solchen Veranstaltungen liegt insbesondere an der gewissen Freiheit und Eigendynamik, die sich im Laufe des Wochenendes entwickelt. Inspiriert von Impulsvorträgen zu bestimmten Themen, gilt es selbst passende Sessions anzubieten und nach Lust und Interesse an den vielfältigen anderen Sessions teilzunehmen. Ein solches PM Camp lebt dabei von der Aktivität und dem Austausch zwischen den Teilnehmern.

Empfehlenswerte PM Veranstaltungen in diesem Jahr

Die folgende Übersicht zeigt ein paar spannende Veranstaltungen, die dieses Jahr regional aber auch überregional aufwarten und die wir uns nicht entgehen lassen wollen. Je nach aktuellem Projektkontext wird dann im Team entschieden, wer bestimmte Termine wahrnehmen möchte. Im Nachgang wird der Input auch dokumentiert und anderen interessierten PMs vorgestellt und zugänglich gemacht.

Fazit

Aus unserer Sicht ist es wichtig, den internen Austausch auch im PM-Team zu ermöglichen und zu fördern. So können Erfahrungen und Learnings auch anderen Teammitgliedern für künftige Projekte zuteilwerden. Zudem ist es unser Anspruch, auch regelmäßig über den Tellerrand zu schauen und sich praktischen Austausch und Input außerhalb des eigenen Unternehmens einzuholen.